مقدمه

در دنیای امروزی فعالیت های سازمانها و کسب و کارها به دو دسته پروژه ها و فرایندها(عملیات ها) تقسیم میشوند.به فعالیت های مدون که در یک سازمان به طور مکرر انجام میشوند که در هربار، ورودی های مشخص به خروجی های تکراری تبدیل میشوند، فرایند یا عملیات گفته میشود. پروژه ها دقیقا نقطه مقابل فرایند ها قرار دارند. پروژه به معنی مجموعه فعالیت های خاص و غیرتکراری که زمان آغاز و پایان مشخصی دارد که منتهی به خروجی منحصر به فردی هم میشوند، است. در نتیجه پروژه ها یک بار انجام میشوند و یک نتیجه خاص را هم حاصل میکنند. از این رو با پیچیده تر شدن ساختار پروژه ها نقش سیستم های مدیریت و کنترل پروژه در صنایع و کسب و کار ها بیش از پیش به چشم میخورد.

 

کنترل پروژه چیست و چه تفاوتی با مدیریت پروژه دارد؟

به فرایند جمع آوری و تحلیل اطلاعات برای بررسی و کمینه کرن هزینه،زمان و پیگیری اجرای فرایندها برای نائل شدن به هدف مشخص، کنترل پروژه میگویند. کنترل پروژه با مدیریت پروژه دارای شباهت هایی است ولی در ارکان بنیادینی باهم تفاوت دارند. به عنوان مثال کنترل پروژه زیرمجموعه ایی از مدیریت پروژه است. در یک سازمان مدیر پروژه از کنترل کننده پروژه بالاتر است و نقش راهنما را در کنار کنترل کننده پروژه ایفا میکند و تمامی گزارشاتی که توسط کنترل کننده پروژه جمع آوری میشود به مدیر پروژه ارجاع داده میشود. این مدیر پروژه است که باید تصمیم نهایی را درمورد رویکرد های مدنظر اتخاذ نماید.

 

رویکردهای مدیریت پروژه

از آنجایی که رویکرد واحد و یکسانی برای هر شرکت و کسب و کاری وجود ندارد، انتخاب رویکرد مناسب در هر شرکت اهمیت دوچندانی پیدا میکند. در ادامه با دو رویکرد متداول که در بیشتر صنایع و کسب و کارها به کار برده میشوند، آشنا خواهید شد.

 

مدل آبشاری(Waterfall)

مدل آبشاری یکی از قدیمی ترین روشهای کنترل پروژه است. این روش در سال 1970 توسط وینستون دبلیو رویس معرفی شد. شماتیک کلی این روش به صورت آبشار یا پله های رو به پایین هستند که برای دست یابی به مرحله بعدی حتما باید تمامی مراحل قبلی انجام شده باشند. در این روش خطی، تمامی برنامه ریزی ها و بودجه بندی ها قبل از انجام پروژه تصمیم گیری میشوند. این مدل قابل پیش بینی ترین مدل است و اگر بنابر اعمال تغییرات در مراحل قبل باشد، قبل از انجام مرحله بعد باید این تغییرات اعمال شود و اگر ایراد یا مشکلی دیده شد باید تمامی مراحل قبلی بررسی شوند. در این روش ابتدا ساختار شکست کار مشخص میشود، بودجه و منابع مصرفی تخصیص داده میشوند و بعد از فراهم شدن تمامی پیش نیازها پروژه آغاز خواهد شد.

 

مدل چابک(Agile)

روش چابک براساس تقسیم یک پروژه به پریود های کوچکتر و قابل مدیریت تر (sprint) است. هر بازه زمانی، تقریبا یک الی چهار هفته به طول می انجامد(ممکن است بلند مدت تر) که در این زمان کارها اولویت بندی میشوند. در انتهای هر بازه زمانی، تیم ها موظف میشوند تا وظایف خود و درصدهای پیشرفت آنان را با دیگران به اشتراک بگذارند. این کار باعث میشود که تمامی تیم ها با یکدیگر در ارتباط باشند و یک درک کلی از یکدیگر داشته باشند. و باید برای دوره بعدی کارهایی که برای مشتری ها اولویت بالاتری دارند، انتخاب شوند. این سبک فکری باعث میشود تا تمرکز در یک سیستم به حداکثر برسد و اگر سیستم با مشکلی برخورد کرد، با وجود انعطاف پذیری اعضای تیم ها سریعتر و راحت تر آنرا را برطرف کند. مدیریت و کنترل پروژه چابک بیشتر برای شرکتهای حوزه نرم افزار و تکنولوژی کاربرد دارد و مبدا شکل گیری این رویکرد مدیریتی از همین شرکت ها است.

 

تاریخچه چابک

با پیشرفت ها و تغییرات گوناگون در صنایع، سیستم سنتی مدیریت و کنترل پروژه(Waterfall) دیگر پاسخگو نیازهای توسعه دهنگان نبود. سیستم سنتی نیازمند زمان و دقت بالایی برای برنامه ریزی و بودجه بندی کارها داشت و اجازه اعمال تغییرات را در هیچکدام از مراحل ساخت نمی داد، سیستم سنتی به مرور زمان ناکارامد شد تا اینکه در فوریه سال 2001، 17 نفر از صاحب نظران پیرامون مدیریت پروژه و توسعه دهندگان نرم افزار، در پیست اسکی در رشته کوه های یوتا گرد هم آمدند و 12 اصل(principal) و 4 ارزش (value) را معرفی کردند. و این آغاز تفکر چابک بود.

 

مدیریت و کنترل پروژه چابک

مدیریت و کنترل پروژه چابک Agile Project Management و به اختصار "APM" رویکرد مبتنی بر تکرار است. یک پروژه چابک با انجام و به نتیجه رسیدن قسمت های کوچک و تکرار شونده، تکمیل خواهد شد. هر بخش کوچک در مدت زمان معینی تکمیل خواهد شد و پس از آن در جلسه ای با حضور ذی نفعان و تمامی اعضای تیم هایی که در طول انجام پروژه نقش ایفا کرده اند، به نقد و بررسی گذاشته خواهد شد. این متد مبتنی بر پیشرفت و عرضه مداوم است.

 

4 ارزش مدیریت را چابک میکند:

• اشخاص و روابط بین آنان بر فرایندها اولویت دارند.


• کار بر روی نرم افزار بیش از مستندسازی ارزشمند است


• مشتریان به عنوان شریک و همکار درنظر گرفته میشوند.


• پاسخ دادن به تغییرات مهمتر از پیروی از برنامه است.

12 اصل مدیریت و کنترل پروژه چابک (مانیفست اجایل):

• رضایت مشتری


• استقبال از تغییرات


• ارائه نرم افزار قابل اجرا


• مشارکت


• انگیزش


• مکالمه رو در رو


• نرم افزار قابل اجرا معیار اصلی اندازه گیری پیشرفت است


• حفظ سرعت (قدمهای) پیوسته


• نظارت


• سادگی


• تیم های خود سازمان یافته


• کار را به طور منظم مرور کنید

نتیجه این 4 ارزش و 12 اصل تغییرات چشمگیری در صنعت IT ایجاد کرد. محیط کار پویا تر شد، مشتری نقش مهمتری ایفا میکرد و با وجود انعطاف پذیری بالا تیم ها را قادر ساخت با تمرکز برروی چیزی که نیاز است، تغییرات را در هرجایی که است ایجاد کنند. که همه اینها باعث بالا رفتن بهره وری و ساخت محصولات با کیفیت تر شد. با گذشت زمان تفکر چابک از تیم های توسعه دهنده نرم افزار فراتر رفت و خود را به بخش هایی نظیر بازاریابی، بازرگانی، منابع انسانی و... رساند. در حقیقت سیستم چابک یک راه نجات بود.

 

مولفه های مدیریت چابک:

User stories: توضیح کوتاه و غیررسمی از آنچه کاربر از نرم افزار میخواهد.

Sprints: بازه های زمانی کوتاه و تکرار شونده ای که تیم ها برروی وضایف خود مشغول میشوند. این بازه های زمانی معمولا بین یک تا چهار هفته به طول می انجامند.

Standup meeting: جلسات ایستاده برای این است که همه خاطرجمع شوند در مسیر درستی درحال قدم برداشتن هستند و ایستاده بودن آن حاکی از آن دارد که باید کوتاه مدت باشند.(یعنی این جلسات تقریبا ده دقیقه ای باشند.)

Agile Board: یک تخته ساده و معمولی که برای کنترل پیشرفت انجام پروژه استفاده میشود.

Backlog: لیست اولویت بندی شده از تمام کارهایی که باید انجام و در محصول گنجانده شوند. کارها از بک لاگ برای انجام شدن به اسپرینت ها منتقل میشوند.

نقشه راه: مسیر توسعه و پیشرفت یک محصول را نشان میدهد که به کمک آن میتوانیم به مرور زمان و تدریجی به اهداف مدنظر دست یابیم.

 

نتیجه گیری

با تغییرات روز افزون نیازهای صنایع روش های سنتی قبلی دیگر جوابگوی نیازهای امروزی نبود. با ارائه مانیفست اجایل انقلابی جدید در شرکت ها و مدیریت آنها ایجاد شد. مدیریت و کنترل پروژه چابک، یک روش فکری است و استفاده از آن فقط منحط به حوزه It نیست. در دوران ابتدایی تفکر چابک شبیه به یک مد بود ولی با گذشت زمان و حصول نتایج، این تفکر جای خودش را در دنیا پیدا کرد و به یکی از روشهای مهم و کاربردی در صنایع مختلف تبدیل شد. این متد بر تمرکز بر مشتری، شفافیت، تطبیق پذیری و منعطف بودن همراه با پیشرفت مداوم، تاکید دارد. ابتدا شرکتهایی نظیر اینتل، مایکروسافت و گوگل از این روش استفاده کردند. حال این روش یکی از روشهای مهم و قابل اجرایی است که فواید خودش را در صنایع و شرکتهای گوناگون به همه اثبات کرده است.